Архив обеспечивает сохранность истории объединения, дает возможности новым членам правления, в том числе исследователям и заинтересованным лицам легко получать информацию об управленческих решениях и характеризующих деятельность материалах. При создании архива рекомендуется следовать принципу уважения к изначальному порядку (принцип изначального порядка или  principle of original order; Registraturprinzip), в соответствии с которым сохраняется порядок и система классификации архива, полученные им в ходе управления или деятельности составителя архива.

Когда записи ведутся в соответствии с этим принципом, они лучше всего отражают деятельность и характер организации.

 

С чего начать, если у ассоциации еще нет архива?

  1. Соберите все документы, находящиеся в домах, персональных компьютерах, информационных носителях членов правления или в офисе объединения.
  2. Например, разделите документы по категориям, приведенным в примере ниже. При необходимости могут быть добавлены подкатегории.

Образец: Категории документов

  1. Основные документы
    1.1. Учреждение
    1.2. Устав (+ редакции)
    1.3. Участники (список, формы заявлений, заявления)
    1.4. Регистр (заявления, решения)
  2. Управление
    2.1. Общее собрание (извещение о созыве, повестка дня, список участников, протокол)
    2.2. Правление
  3. Деятельность
    3.1. Программа развития (объединения) (структурные документы)
    3.2. Мероприятия, события (подумайте сами, что необходимо задокументировать)
    3.3. Проекты
  4. Финансы
    4.1. Бюджеты
    4.2. Бухгалтерские документы, предписания внутреннего распорядка, счета и т.д.
    4.3. Договоры
    4.4. Отчеты за финансовый год (отчет ревизионной комиссии)
  5. При необходимости продолжите перечень…
  6. Создайте собственное руководство по архивированию: список документов с названиями документов, сроками хранения и обозначениями архивной папки/ящика (в примере ниже = функция).
  7. Рассортируйте находящиеся в категориях документы по годам. Упорядочьте.
  8. Организуйте документы

Обязательно проверьте оформление каждого отдельного бумажного документа, например дату, год, составителя, зачем и для кого документ был создан. Найдите и внесите в документ отсутствующие дату или важные данные, по рекомендации Национального архива мягким графитным карандашом в правом верхнем углу.

Распечатайте важные цифровые документы (особенно учитывая быстро и необратимо меняющиеся компьютерные устройства). Хороший вариант — флэшка, на которой можно сохранять документы в формате pdf.

  1. Назначьте члена правления, задачей которого в будущем будет архивирование.
  2. NB! Архивируйте документы прошлого года, которые не нужны ежедневно в новом году, сразу в следующем году.

 

В помощь будут…

  • материалы, которые можно найти в инструкциях для учреждений, опубликованных на сайте Национального архива. Здесь вы можете прочитать об основных принципах архивирования, цифровом архивировании, терминах в виде словаря, дополнительных инструкциях.
  • Подробная информация есть в Архивах некоммерческих объединений в Национальном архиве.

 

Подробнее о сроках хранения документов

Сроки хранения

Срок хранения документов устанавливается в соответствии с законодательством и исходя из практических потребностей компании. Наиболее часто используемые сроки хранения: 3 года, 5 лет, 7 лет, 10 лет, 55 лет и бессрочно. Сроки хранения не установлены ни Законом об архивах, ни Положением об архивах.

  • Согласно § 12 Закона о бухгалтерском учете первичные бухгалтерские документы, бухгалтерские регистры, договоры, бухгалтерские отчеты и другие деловые документы, которые необходимы для понятного описания финансовых операций во время аудита, должны храниться лицом, ответственным за бухгалтерский учет, в течение семи лет с окончания финансового года. Вышеупомянутые документы и данные хранятся в машинно-обрабатываемом виде. Воспроизводимость хранимых документов и данных в письменной форме, удобочитаемость и подтвержденная ценность должны быть гарантированы в течение всего периода хранения. Документы и данные могут храниться в иной форме, в любое время допускающей письменное воспроизведение, если лицо, ответственное за бухгалтерский учет, не имеет возможности хранения документов и данных в машинно-обрабатываемом виде, а создание такой возможности требует от него несоразмерно больших затрат или усилий.
  • Правила внутреннего бухгалтерского учета компании 7 лет после его изменения или замены.
  • Документы, относящиеся к долгосрочному обязательству или праву 7 лет после истечения срока действия.
  • Согласно § 5 Закона о трудовом договоре работодатель сохраняет трудовой договор в течение десяти лет после расторжения трудового договора.
    NB! Трудовые договоры, расторгнутые до 07.01.2001, и удостоверения личности уволившихся работников хранятся в течение 75 лет; трудовые договоры, расторгнутые в период 01.01.2001 – 01.07.2009, удостоверения личности работников и невостребованные трудовые книжки хранятся 50 лет.
  • Согласно Закону о гигиене и безопасности труда, ч. 1 §13 анализ рисков рабочей среды, согласно ч. 5 §24 данные о несчастных случаях на производстве и профессиональных заболеваниях должны храниться в течение 55 лет.
  • Закон о защите персональных данных, согласно которому не нужные для достижения целей персональные данные должны быть безотлагательно удалены или закрыты.
    • персональные данные, необходимые для достижения целей, должны быть правильными и актуальными
    • неполные и неверные персональные данные должны быть закрыты и безотлагательно должны быть предприняты необходимые меры для их заполнения и исправления
    • хранить неверные данные с пометкой о времени их использования вместе с правильными данными (в частности, это касается списков участников некоммерческого объединения и причастных к нему).

 

Уничтожение документов

Файлы, срок хранения которых истек и использовать которые больше не нужно, могут быть уничтожены объединением.

Узнайте, какие файлы подлежат уничтожению, исходя из сроков их хранения, указанных в перечне документов. Их можно измельчить, пропустить через шредер, сжечь, либо заказать услугу уничтожения в соответствующих фирмах.

Имейте в виду, что уничтожается информация, а не только носитель: выбросить в мусорное ведро — не значит уничтожить.

Составьте акт об уничтожении, в который нужно внести как минимум следующую информацию: названия, количество и даты уничтожаемых документов, имя и должность уничтожающего их лица (название фирмы, регистрационный номер и т. д.). На основании актов об уничтожении объединение впоследствии может узнать, какие документы были уничтожены, сколько их было и кто проводил процедуру.

 

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете некоммерческие объединения и фонды обязаны вести бухгалтерский учет. Товарищества обязаны вести бухгалтерский учет только в том случае, если товарищество несет налоговые обязательства, например, в связи с оплатой труда работника. Правление некоммерческого объединения отвечает за организацию бухгалтерского учета.

При организации бухгалтерского учета необходимо иметь в виду следующее:

  • придерживайтесь традиций добросовестного бухгалтерского учета
  • документируйте операции;
  • фиксируйте операции в бухгалтерских регистрах;
  • своевременно готовьте и сдавайте отчет за финансовый год;
  • храните бухгалтерские документы не менее семи лет (для проектов соблюдай срок хранения документов в договоре).